procesos catastrales
Un rápido crecimiento urbanístico que requería un ayuntamiento más ágil.

Una ciudad brasileña con más de 100.000 habitantes y 150 km² de extensión había incrementado exponencialmente su población en los últimos años, debido a su proximidad a una de las principales ciudades de su país y a un aeropuerto internacional. Este aumento de población había generado un fuerte crecimiento urbanístico y de las demandas de sus ciudadanos.

En este ayuntamiento, como en la gran mayoría de países latinoamericanos, los registros catastrales todavía no estaban informatizados, sino que estaban formados por fichas en formato físico, lo que suponía un importante problema a la hora de almacenarlas y sobre todo consultarlas.

La necesidad de responder más rápido sin aumentar el personal.

El ayuntamiento se vio colapsado ante este rápido crecimiento: los funcionarios tuvieron que doblar sus esfuerzos sin que esto fuera suficiente, las demandas de los ciudadanos tardaban cada vez más tiempo en ser atendidas e ir al ayuntamiento se había convertido en una pesadilla, con largas colas para realizar cualquier tipo de consulta, especialmente las relacionadas con el departamento de urbanismo.

Sin posibilidad de aumentar los recursos disponibles al mismo tiempo que crecía su ciudad, el equipo de gobierno de este ayuntamiento vio indispensable implantar una solución que permitiera a sus empleados sacar más rendimiento a sus esfuerzos, así como herramientas para ejercer un control más eficiente sobre el incesante crecimiento urbanístico que estaba viviendo esta ciudad.

Este crecimiento urbanístico estaba complicando enormemente el control del catastro, con las desventajas que esto suponía a la hora de planificar las políticas públicas, recaudar impuestos o tener acceso a información sobre el registro de inmuebles del ayuntamiento.

Introducir nuevas formas de trabajar y de relacionarse con los ciudadanos.

Afortunadamente, este ayuntamiento contaba con un equipo de gobierno comprometido con sus ciudadanos, que decidió implantar a finales de 2013 la plataforma de Administración Electrónica cividas e-GOV. Una de las primeras medidas adoptadas fue publicar la Sede Electrónica del ayuntamiento, un portal web donde los ciudadanos pueden realizar solicitudes online y comprobar el estado de tramitación de sus expedientes, en cualquier momento y en cualquier lugar.

En clave hpw interna, se implantaron en el ayuntamiento varios procedimientos relacionados con la gestión del área de urbanismo. Estos procedimientos permitieron implantar una forma más eficiente de trabajar y de asignar tareas entre el personal del departamento.

Por último, se llevó a cabo un proceso digitalización de 50.000 fichas catastrales, para que los empleados públicos pudieran consultar toda la información que contienen estas fichas directamente desde su puesto de trabajo, sin necesidad de tener que levantarse y buscarlas en el registro físico.

Trabajo más eficiente y ciudadanos mejor atendidos.

Este ayuntamiento no sólo ha conseguido el objetivo de reducir los tiempos de respuesta, sino que ha mejorado considerablemente el servicio proporcionado a sus ciudadanos y la calidad de vida de sus empleados públicos.

La digitalización de las fichas catastrales ha sido una de las causas de esta reducción de tiempos de respuesta, permitiendo al personal de la administración reducir el tiempo medio de búsqueda de una ficha catastral de 6 minutos a 20 segundos. Pero además ha hecho posible acceder a estas fichas desde la Sede Electrónica del ayuntamiento, por lo que ahora los ciudadanos pueden consultar datos técnicos sobre sus terrenos sin necesidad de desplazarse hasta las dependencias administrativas. A todo esto hay que sumar el correspondiente ahorro en papel que ha supuesto este cambio para dicho ayuntamiento; un importante ahorro económico, pero también en términos de responsabilidad medioambiental.

La decisión de los gestores de esta Administración de apostar por cividas e-GOV ha obtenido unos resultados que hoy son perceptibles en diversas áreas del ayuntamiento, no sólo la de urbanismo, sino que un mejor control del catastro ha permitido gestionar de forma más eficaz departamentos como el de medio ambiente o el de infraestructuras.

Por último, y no menos importante, un proceso recaudatorio más riguroso ha permitido aumentar los recursos económicos del ayuntamiento sin tener que elevar los tipos impositivos, al mismo tiempo que se ejerce una justicia fiscal que antes no era posible realizar plenamente debido a la dificultad de tener un registro catastral preciso y continuamente actualizado. El citado aumento de recursos ha permitido autofinanciar la implantación de esta plataforma de e-Administración.

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