cividas EMPLOYMENT

 

Gestión de oficinas de empleo

cividas EMPLOYMENT proporciona a la Administración herramientas que le permiten centralizar y gestionar de forma más eficaz todas las tareas relacionadas con los servicios públicos de formación y fomento de la creación de empleo.

Las áreas de empleo de las Administraciones están formadas por un conjunto de servicios, que van desde la inscripción de demandantes y oferentes de empleo, hasta la organización de cursos y talleres de formación. La gestión manual e individualizada de estas tareas provoca errores, falta de eficiencia y el desaprovechamiento de las posibles ventajas que ofrece la trazabilidad.

Esta solución tiene como fin la centralización y coordinación de todas estas actividades, convirtiéndose en el nexo de unión entre empresas, ciudadanos y Administración. Permite el almacenamiento y consulta de ofertas y demandas de empleo junto a su documentación (CV actualizado, registro de empresas, itinerarios). Además, la Administración dispone de herramientas que le permiten controlar el uso de sus recursos (personal, aulas, material didáctico) y así gestionarlos de forma más eficiente.

Características de cividas EMPLOYMENT


  1. Ofertas y demandas de empleo
    • Recepción, publicación y seguimiento de demandas y ofertas de empleo enviadas por los ciudadanos y empresas.
  2. Entrevistas, cursos y documentación
    • Gestión de citas de ciudadanos con personal de la Administración.
    • Gestión de cursos de formación: reserva e inscripción de asistentes.
    • Inscripción online e información sobre historial de cursos.
    • Generación de documentos de apoyo: hojas de control de asistencia, fichas de alumnos, diplomas, etc.
    • Gestión de currículos, registros de empresas e itinerarios.
    • Integración con el registro de cividas e-GOV.
  3. Gestión de recursos
    • Consultar disponibilidad de aulas e inventario.
    • Realizar reservas de aulas, talleres y material de apoyo.
    • Visualización rápida de los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo una determinada actividad.
  4. Consultas y comunicación
    • Consulta de usuarios, ofertas y demandas por palabras clave.
    • Comunicación con los usuarios a través de correo postal (impresión de etiquetas), e-mail y SMS, incluyendo la posibilidad de realizar envíos múltiples.
    • Generación de informes y gráficos.
 

Caso de éxito

Herramientas innovadoras para dinamizar el área de empleo

  1. Aplicaciones limitadas y obsoletas en el área de empleo de un ayuntamiento

    El área de empleo de un ayuntamiento español ofrecía en 2010 cursos de formación a personas desempleadas. Desde hacía 15 años, estos cursos se venían gestionado a través de varias aplicaciones, una para cada tipo de curso.

    Este ayuntamiento tenía una población que superaba los 200.000 habitantes, por lo que las necesidades de esta área y el volumen de información almacenada durante los últimos quince años eran bastante elevadas.

    A mayores, cabe recordar que en aquel momento España se encontraba en plena recesión debido a la crisis financiera, cuya principal y más dramática consecuencia fue alcanzar unas tasas de desempleo históricas. Estos servicios municipales eran, por tanto, más necesarios que nunca.

  2. Atender mejor y a más gente sin aumentar los recursos disponibles

    Para el equipo de gobierno, la situación comenzaba a ser frustrante, ya que los recursos destinados a esta área chocaban contra unas aplicaciones obsoletas y una forma de trabajar poco dinámica, algo frecuente en todos los ayuntamientos.

    Ni siquiera los propios trabajadores del área de empleo tenían un conocimiento exacto de los cursos disponibles, mucho menos los ciudadanos. De esta forma, resultaba difícil para los orientadores ofrecer una ayuda adecuada a las personas que acudían al departamento, ya que tampoco disponían de herramientas para poder hacer un seguimiento de los itinerarios de inserción laboral pactados con los ciudadanos. Por otra parte, no existían métricas ni forma alguna de conocer el éxito de los planes de formación e inserción laboral llevados a cabo.

    A esta falta de herramientas se unía el hecho de que gran parte de los procesos eran realizados a mano, con la pérdida de tiempo y el derroche de recursos que esto supone; además de la incomodidad de tener una aplicación para cada tipo de curso. Dadas las circunstancias, el equipo de gobierno decidió buscar una solución que le permitiese gestionar este departamento de una forma más eficiente.

  3. Una solución innovadora que permitió dinamizar el área de empleo

    En 2010, el equipo de gobierno decidió implantar cividas EMPLOYMENT, no sólo con el objetivo de mejorar la gestión de los cursos, sino de cambiar la forma de trabajar en este departamento de vital importancia para los ciudadanos.

    La solución adoptada incluyó herramientas completamente innovadoras y que hasta entonces no estaban disponibles en ningún otro ayuntamiento de España, permitiendo al departamento añadir nuevos servicios para el ciudadano, tales como: gestión de ofertas de empleo, mantenimiento de CV, agendas de entrevistas, seguimiento de itinerarios, etc. Cabe destacar también la posibilidad de que los ciudadanos puedan inscribirse online en todos los cursos disponibles, informar sobre el número de plazas o apuntarse en lista de espera.

    Tanto estos nuevos servicios como la gestión de los cursos, pasaron a ser controlados desde una única solución, en lugar de las diferentes aplicaciones que existían anteriormente. Se definieron los procedimientos necesarios para gestionar los cursos, automatizando muchas de las tareas que antes se hacían de forma manual: disponibilidad y reserva de recursos (aulas, materiales, personal…), gestión del alumnado, control de asistencia, generación de documentación (emisión de diplomas, material didáctico…), etc.

  4. Ciudadanos mejor atendidos y recursos públicos mejor aprovechados

    La medida adoptada por el equipo de gobierno no pudo tener mejor acogida por parte de los empleados, que inmediatamente encontraron en cividas EMPLOYMENT un aliado para hacer su trabajo de forma más ágil, más sencilla y sobre todo que les permitiera ayudar con más eficacia a las personas que lo necesitaban. Equipo de gobierno y empleados públicos sí sentían ahora que los recursos y esfuerzos empleados tenían su recompensa, cada vez que una persona desempleada completaba su formación y lograba acceder a un puesto de trabajo.

    Además de las ventajas económicas y en cuanto a calidad del servicio, los responsables del departamento pasaron a disponer de herramientas que les mostraban qué acciones tenían más éxito y cuáles debían ser modificadas, así como posibles cuellos de botella o falta de recursos en algún trámite en concreto.

    El éxito de la solución llevó al equipo de gobierno a tomar la decisión de implantar cividas para gestionar todo tipo de actividades en el ayuntamiento, ya que a grandes rasgos su funcionamiento no difiere mucho de los cursos de formación. Hoy en día, empleados y ciudadanos utilizan cividas para gestionar e inscribirse en actividades relacionadas con la red municipal de bibliotecas, los servicios de información juvenil o los museos científicos.

    cividas EMPLOYMENT, incluyendo los procedimientos adaptados para gestionar las actividades anteriormente mencionadas, es ya la segunda solución más usada en todo el ayuntamiento, a pesar de que actualmente aún se está formando a los usuarios para que puedan sacar todo el potencial a su extensa funcionalidad.