cividas PROCUREMENT

 

Gestión de contratación y licitación

cividas PROCUREMENT permite a la Administración gestionar sus procedimientos de contratación y licitación de forma eficaz, optimizando el uso de los recursos disponibles y asegurando la neutralidad en el proceso de adjudicación.

En los procesos de contratación pública se gestionan una parte importante de los fondos que manejan las Administraciones, motivo por el cual es fundamental una tramitación eficaz de dichos procesos, que permita a sus responsables realizar una selección óptima, imparcial y transparente de las empresas contratadas; pero también una gestión eficiente, en la que se saque el mayor rendimiento de los recursos disponibles.

La facilidad de acceso a información sobre los concursos y la posibilidad de participar en ellos a través de medios electrónicos, hacen de esta solución un impulsor de la competencia entre proveedores y una fuente de ayuda para la toma de decisiones. Por otra parte, las ventajas derivadas de ser una solución basada en la plataforma cividas e-GOV, mejoran la organización interna y el reparto de las tareas que componen los procedimientos de contratación.

Características de cividas PROCUREMENT


  1. Basado en la plataforma de Administración Electrónica cividas e-GOV
    • Sede Electrónica: registro telemático, catálogo de servicios, envío de solicitudes, carpeta del ciudadano, generación y descarga de volantes y certificados.
    • Gestión de expedientes por procesos: datos del expediente y trámites (por tipología), flujos de trabajo indicando la secuencia de trámites a realizar y quién debe realizarlos, formularios para asistir a los usuarios en la realización de los trámites, plantillas de documentos cumplimentadas automáticamente a partir de los datos del expediente o de los trámites.
    • Herramientas de modelado: diseño intuitivo y gráfico de flujos de trabajo, formularios, reglas y plantillas de documentos, sin necesidad de tener conocimientos de programación; e implantación de los cambios realizados mientras la plataforma está en funcionamiento (24×7).
    • Otros: registro presencial, gestión documental, firma electrónica, notificaciones.
  2. Definición y tramitación de procedimientos
    • Creación del expediente de contratación y selección del tipo de contrato: menor, abierto o restringido, negociado con o sin publicidad, y de diálogo competitivo.
    • Retención de crédito (departamento, proyecto, importe, etc.) e integración con aplicaciones de contabilidad.
    • Publicación: concurso, pliegos y otros documentos de interés.
    • Recepción de ofertas (documentación administrativa y técnica), apertura de sobres y valoración.
    • Registro de facturas (aprobación y pago) y evolución de garantías.
  3. Información y métricas
    • Empresas: historial de participaciones (ofertas presentadas, precio de adjudicación), informes y estadísticas.
    • Administración: historial de concursos ejecutados y registro de contratistas.
  4. Publicación de concursos
    • En el Perfil del Contratante de la Sede Electrónica de la propia Administración.
    • En la Plataforma de Contratación del Estado (conector PLACE).
    • En boletines oficiales (BOE, DOUE, autonómicos, provinciales) y en prensa.
 

Caso de éxito

Contratación pública más fácil de solicitar, gestionar y publicar

  1. Los empleados públicos tramitaban los expedientes de forma manual

    Un ayuntamiento español de tamaño medio gestionaba de forma manual en 2011 sus procedimientos de contratación y licitación. Anteriormente se había intentado implantar una solución de software, pero por diferentes motivos no había tenido éxito entre los empleados públicos.

    Estos procedimientos implican a muchos empleados repartidos por el ayuntamiento. Tanto si se trata de construir una nueva biblioteca, contratar los servicios de una empresa de transportes o adquirir unos nuevos uniformes para el equipo municipal de jardinería, cualquier área del ayuntamiento debe poder iniciar un procedimiento de contratación.

    Más allá de la solicitud, también es necesario gestionar la preparación de los contratos, su publicación, el seguimiento de su ejecución y la facturación. Todas estas fases, su complejidad y la cantidad de áreas del ayuntamiento que se ven afectadas, permite hacerse una idea de la importancia de gestionar eficientemente este tipo de procedimientos.

  2. Implantar una solución eficiente y dinamizar su uso entre los usuarios

    El ayuntamiento necesitaba encontrar una solución que le permitiera agilizar los procesos de contratación, ya que de nada le valía tener fondos para mejorar la vida de sus ciudadanos si no podía gastarlos en el momento necesario. Los retrasos en este sentido ocasionaban respuestas tardías a problemas urgentes, así como pérdida de recursos en realizar papeleos y tareas repetitivas.

    Por otra parte, era necesario facilitar el trabajo de los proveedores y aumentar la visibilidad de los concursos. De esta manera, pretendían llegar a los mejores proveedores posibles, aumentar el nivel de competencia en los concursos y así poder optar a ofertas más ventajosas.

    El equipo de gobierno de este ayuntamiento decidió tomar cartas en el asunto y buscar una nueva solución para gestionar este tipo de procedimientos, que atendiera más eficientemente a las necesidades de los empleados públicos y así estos abandonaran definitivamente la tramitación manual.

  3. Procedimientos estandarizados y publicación automática en PLACE

    En 2011, el equipo de gobierno decidió implantar cividas PROCUREMENT, comenzando por la definición de los procedimientos de contratación en todas las áreas del ayuntamiento, e incluyendo su seguimiento, publicación y conformación de facturas.

    La solución permite gestionar todo tipo de contratos (menor, abierto o restringido, negociado con o sin publicidad, o de diálogo competitivo) y contempla todas las fases de cada procedimiento, comenzando por su solicitud y la preparación de los contratos. Aunque cada concurso tiene sus características propias, los procedimientos deben estar estandarizados para todo el ayuntamiento y para todo tipo de contratos.

    Una de las fases donde el ayuntamiento consiguió eliminar más trabajo duplicado fue en la publicación de las licitaciones. Gracias al conector con la Plataforma de Contratación del Estado (PLACE) fue posible extraer la información de los contratos y publicarla automáticamente en dicha plataforma, ahorrando el trabajo de tener que volver a introducir estos datos. Además de PLACE, las licitaciones también pasaron a publicarse automáticamente en el Perfil del Contratante de la Sede Electrónica del ayuntamiento y en los boletines oficiales.

    Para facilitar la conformación de facturas, se implantó la firma digital y se utilizó el portafirmas electrónico proporcionado por cividas PROCUREMENT para permitir a los responsables dar el visto bueno a las facturas presentadas por los proveedores desde cualquier sitio y en cualquier momento.

  4. La solución facilitó e hizo más eficiente el trabajo de los empleados, logrando su aceptación

    Tras un proceso de formación y dinamización en el ayuntamiento, los empleados públicos comenzaron a usar cividas PROCUREMENT y comprobaron las ventajas que tenía para ellos trabajar de esta manera respecto a cómo lo venían haciendo hasta ahora, evitando muchos errores, confusión y conflictos.

    Gracias al apoyo de los empleados, el equipo de gobierno pudo implantar una solución que mejoró significativamente la imagen del ayuntamiento respecto a sus proveedores, que ahora lo ven como un cliente fiable y eficiente.

    Esto también mejoró la imagen del ayuntamiento frente a la ciudadanía, ya que al ser más transparente, publicando toda la información de todos los contratos, el ciudadano puede saber al detalle en qué se gastan los recursos públicos.

    El interés suscitado por la solución fue tal, que muchos de los trabajadores que utilizaban cividas PROCUREMENT para iniciar procedimientos de contratación, comenzaron a demandar cividas para la gestión de todos sus expedientes, extendiéndose a otras áreas como urbanismo, intervención, orden público, recaudación…

    A día de hoy, ya se han tramitado más de 20.000 expedientes con cividas, que está presente en todas las áreas del ayuntamiento y es utilizado por el 90% de la plantilla. Un éxito del equipo de gobierno, que no tiró la toalla después de un primer intento por superar la tramitación manual y finalmente encontró en cividas un aliado para aprovechar mejor los recursos del ayuntamiento y facilitar la labor de sus empleados.