subvenciones
La complejidad del proceso de gestión de subvenciones en una diputación.

Una diputación española gestiona la solicitud y concesión de subvenciones entre una población que roza el millón de habitantes, repartidos entre más de 60 municipios. Hasta el momento, la gestión de dichas subvenciones se había venido realizando con aplicaciones desarrolladas por personal especializado de la Diputación, que respondían adecuadamente a sus necesidades.

La gestión de subvenciones es una tarea de gran importancia para los ayuntamientos y los ciudadanos, pero que conlleva un importante sacrificio para esta Diputación: por la cantidad de municipios involucrados, la variedad de tipos de subvenciones, la importancia de la transparencia, la cantidad de parámetros que influyen en la valoración y concesión, etc. Además, es necesario compartir cierta información sobre las subvenciones con otras aplicaciones utilizadas en la Diputación y con la Base de Datos Nacional de Subvenciones, lo cual se hacía de forma manual hasta entonces.

Mantener un servicio de calidad, a pesar del aumento de trabajo.

Las solicitudes de subvenciones aumentaban cada año, mientras que el personal encargado de su gestión seguía teniendo que realizar manualmente muchos de los trámites implicados en el proceso. Estos dos factores provocaban más trabajo y más posibilidades de que algún empleado público cometiera un error humano, ralentizando aún más el proceso y, por consiguiente, retrasando los tiempos de respuesta a las solicitudes. A mayor tiempo de tramitación, los ayuntamientos tenían menos tiempo para ejecutar las subvenciones concedidas por la diputación, proceso que debe ser realizado generalmente antes del final de año; esto provocaba quebraderos de cabeza a los responsables de los ayuntamientos, que no siempre disponían del tiempo necesario para ejecutar los fondos concedidos de la mejor forma posible.

Ante esta situación, y pensando que el volumen de solicitudes iría en aumento durante los años siguientes, el equipo de gobierno de la Diputación se planteó la búsqueda de herramientas y procesos que les permitieran participar de una forma más activa y ágil en el proceso de gestión de subvenciones. La intención era mantener el nivel de calidad ofrecido a los ciudadanos, a pesar del aumento en el volumen de trabajo, y que este fuera igual para todos los municipios que forman parte de la Diputación; pero también se tuvo en cuenta el hecho facilitar el trabajo de los empleados públicos, para evitar errores y para mejorar su calidad de vida.

Una gestión más eficiente de los tipos de subvenciones y sin repetir esfuerzos.

En 2009, el equipo de gobierno de la diputación decide implantar la solución para la gestión de subvenciones cividas GRANTS, con 3 objetivos fundamentales: automatizar, estandarizar e integrar.

Gracias a esta decisión, fue posible introducir en este departamento la gestión de expedientes por procesos, que permitió a sus coordinadores definir previamente cuál era el flujo de tramitación de cualquier subvención, y dejar que la solución se encargara de distribuir el trabajo entre los empleados de forma automática. Por otra parte, se implantó el uso de ciertas herramientas que permitirían mejorar y agilizar la gestión, como aquellas referentes al control del estado de las subvenciones, la firma electrónica o la generación automática de documentos, entre otras.

Otra de las novedades fue la estandarización de los diferentes tipos de subvenciones, contemplando todas las casuísticas posibles previstas en la ley. De este modo ya no sería necesario hacer un procedimiento a medida para cada tipo de subvención, al mismo tiempo que se homogeneizarían las características y requisitos establecidos para los diferentes municipios. En cualquier caso, se mantuvo la posibilidad de definir particularidades concretas para todo tipo de subvención, partiendo de un modelo común.

En cuanto a la integración, se incluyeron mecanismos para exportar directamente desde la solución la información requerida por la Base de Datos Nacional de Subvenciones, así como aquella relativa a la contabilidad y fiscalización de los recursos económicos concedidos.

Reducción de tiempos de tramitación, errores y trabajo improductivo.

Desde 2009 este departamento de subvenciones ha experimentado una importante transformación, gracias a las decisiones tomadas por sus responsables, así como a la buena disposición del personal involucrado. cividas GRANTS, por su parte, dotó a la diputación de las herramientas tecnológicas necesarias para hacer efectiva esta transformación. El resultado fue la reducción de los tiempos de tramitación de las solicitudes y los errores cometidos por los empleados públicos, lo que se ha traducido en un mejor aprovechamiento de su tiempo y en un mejor servicio a los ciudadanos.

El equipo de gobierno de la diputación ha conseguido establecer una nueva forma de trabajar más eficiente, que aprovecha las oportunidades que nos brindan las nuevas tecnologías, eliminando en gran medida tareas que anteriormente debían ser realizadas de forma manual, tales como: la firma y generación de documentos, la distribución del trabajo o la valoración de solicitudes. Todo el tiempo ahorrado al personal de la administración es ahora utilizado para cuestiones más productivas, como un mejor análisis del impacto de las subvenciones concedidas, o el estudio de nuevas convocatorias para aquellas actividades o acciones que lo requieran.

En lo que se refiere a los municipios, la agilización de los trámites ha permitido a la diputación adelantar los tiempos de concesión y dar más tiempo a los ayuntamientos para ejecutar de una forma más planificada y óptima las subvenciones concedidas.

Por otra parte, la integración con la BDNS y aplicaciones como la de contabilidad supuso un importante cambio, tanto por la comodidad de no tener que volver a introducir datos ya disponibles, como por la garantía de ausencia de errores. Esto último tiene especial relevancia en el caso de los cálculos contables, cuya automatización facilitó enormemente la importante tarea de fiscalización, imprescindible para poder justificar el uso de los recursos económicos asociados a cualquier subvención.

En cuanto a cifras, la evolución de las subvenciones ha pasado de las casi 2.000 solicitudes gestionadas en el año 2009 por un valor de aproximadamente 8.000.000 € a las más de 3.700 en 2014 por un valor de más de 18.000.000 €, siendo las áreas de cultura, deportes y cooperación las más beneficiadas por estas subvenciones.

Print Friendly