entidad local
La necesidad de llevar la Administración Electrónica a un pequeño ayuntamiento.

La Mancomunidad de Vigo es una asociación de municipios limítrofes con dicha ciudad del sur de Galicia, que entre los años 2007 y 2008 decidieron implantar la Administración Electrónica con cividas. Uno de los nueve ayuntamientos que formaban parte de dicha asociación era Nigrán, cuyo caso concreto hemos seleccionado para ilustrar este exitoso proyecto.

Nigrán es un pequeño ayuntamiento de 19.000 habitantes, que debido a su situación costera triplica su población durante los meses de verano. Esta privilegiada localización en plenas Rías Bajas y su proximidad a una ciudad de gran tamaño como es Vigo, había provocado en los últimos años un fuerte crecimiento, tanto poblacional como en el número de expedientes a tramitar en el Concello.

Un proceso de mejora continua que se adaptase a las limitaciones de esta administración.

A pesar de su crecimiento, el Concello de Nigrán seguía teniendo un tamaño relativamente pequeño, con limitaciones tanto de personal como de espacio físico.

Sus 50 empleados públicos, entre los que no había personal especializado en informática, comenzaban a tener problemas para responder al aumento de expedientes a tramitar, lo que terminó por generar incrementos en los plazos de respuesta. A todo ello se unía la falta de información unificada sobre los trámites que se llevaban a cabo, así como la existencia de unos sistemas de información dispersos e independientes.

Todo esto hizo que el equipo de gobierno se plantease abordar un proyecto de modernización administrativa, que les permitiera responder a sus necesidades crecientes, pero con una solución que se adaptase a su tamaño reducido y que a la vez pudiera evolucionar a medida que lo hicieran sus necesidades.

Implantación progresiva de procedimientos y dinamización del personal.

El Concello de Nigrán decide implantar cividas LOCAL en el año 2008 y realizar un proceso de mejora continua, con una solución enfocada a mejorar los procesos de tramitación y no a actuar como un instrumento de control.

Para el ayuntamiento era fundamental el carácter modular de cividas, que les permitiría adoptar una solución con capacidad de evolución y orientada a lograr la aceptación de los usuarios. Se decidió comenzar a implantar procedimientos de forma progresiva hasta un total de 200, hasta llegar a abarcar todas las áreas de gestión del ayuntamiento: urbanismo, contratación, recaudación, personal, policía, medio ambiente, etc.

Por otra parte, se contrató un servicio de dinamización para los empleados públicos durante un periodo de 2 años, en los que un experto en cividas y Administración Electrónica proporcionaría asistencia técnica profesional e “in situ”.

Aumento de eficiencia, buena gestión del cambio y aceptación de los usuarios.

El resultado fue todo un éxito del equipo de gobierno de Nigrán, así como de los empleados públicos de este ayuntamiento, que actualmente utilizan cividas LOCAL para tramitar los expedientes administrativos de todas las áreas del Concello. El personal percibió rápidamente los beneficios que esta solución les proporcionaba a la hora de facilitar y hacer más eficiente su trabajo, lo cual se tradujo en una estrecha colaboración de todo el ayuntamiento para poder conseguir el éxito finalmente alcanzado.

Más de 12.000 expedientes han sido gestionados con cividas LOCAL desde 2008, repartidos entre las 15 áreas diferentes del ayuntamiento. El éxito de la solución ha radicado en el aumento de eficiencia experimentado, así como en su facilidad para la gestión del cambio y la implementación iterativa de los procesos para adaptarse a la forma de trabajar de los usuarios, siendo la aceptación de estos últimos la clave fundamental para la consecución de los objetivos planteados.

Print Friendly