procesos catastrales
Um rápido crescimento urbanístico que requeria uma prefeitura mais ágil.

Uma cidade brasileira com mais de 100.000 habitantes e 150 km² de extensão tinha incrementado exponencialmente sua população nos últimos anos, devido a sua proximidade a uma das principais cidades de seu país e a um aeroporto internacional. Este acréscimo de população tinha gerado um forte crescimento urbanístico e das demandas de seus cidadãos.

Nesta prefeitura, como na grande maioria de países latino-americanos, os registros cadastrais ainda não estavam informatizados, pois ainda estavam formados por fichas em formato físico, o que supunha um importante problema à hora de armazená-las e sobretudo de consultá-las.

A necessidade de responder mais rápido sem aumentar o pessoal.

A prefeitura viu-se colapsado ante este rápido crescimento: os servidores públicos tiveram que dobrar seus esforços sem que isto fosse suficiente, as demandas dos cidadãos demoravam cada vez mais tempo em ser atendidas e ir à prefeitura se tinha convertido em um pesadelo, com longas filas para realizar qualquer tipo de consulta, especialmente as relacionadas com o departamento de urbanismo.

Sem possibilidade de aumentar os recursos disponíveis ao mesmo tempo que crescia sua cidade, a equipe de governo desta prefeitura viu indispensável implantar uma solução que permitisse a seus empregados sacar mais rendimento a seus esforços, bem como ferramentas para exercer um controle mais eficiente sobre o incessante crescimento urbanístico que estava vivendo esta cidade.

Este crescimento urbanístico estava complicando enormemente o controle do cadastro, com as desvantagens que isto supunha à hora de planificar as políticas públicas, arrecadar impostos ou ter acesso à informação sobre o registro de imóveis da prefeitura.

Introduzir novas formas de trabalhar e se relacionar com os cidadãos.

Felizmente, esta prefeitura contava com uma equipe de governo comprometido com seus cidadãos, que decidiu implantar no final de 2013 a plataforma de Administração Eletrônica cividas e-GOV. Uma das primeiras medidas adotadas foi publicar a Sede Eletrônica da prefeitura, um portal onde os cidadãos podem realizar pedidos on-line e comprovar o estado de tramitação de seus expedientes, em qualquer momento e hpw em qualquer local.

Em chave interna, implantaram-se na prefeitura vários procedimentos relacionados com o gerenciamento da área de urbanismo. Estes procedimentos permitiram implantar uma forma mais eficiente de trabalhar e de atribuir tarefas entre o pessoal do departamento.

Por último, levou-se a cabo um processo digitalização de 50.000 fichas cadastrais, para que os empregados públicos pudessem consultar toda a informação que contêm estas fichas diretamente desde seu posto de trabalho, sem necessidade de ter que se levantar e buscar no registro físico.

Trabalho mais eficiente e cidadãos melhor atendidos.

Esta prefeitura não só conseguiu o objetivo de reduzir os tempos de resposta, senão que melhorou consideravelmente o serviço proporcionado a seus cidadãos e a qualidade de vida de seus empregados públicos.

A digitalização das fichas cadastrais foi uma das causas desta redução de tempos de resposta, permitindo ao pessoal da administração reduzir o tempo médio de busca de uma ficha cadastral de 6 minutos a 20 segundos. Mas além disso fez possível aceder a estas fichas desde a Sede Eletrônica da prefeitura, pelo que agora os cidadãos podem consultar dados técnicos sobre seus terrenos sem necessidade se deslocar até as dependências administrativas. A tudo isto há que somar a correspondente poupança em papel que supôs esta mudança para esta prefeitura; uma importante poupança econômica, mas também em termos de responsabilidade ambiental.

A decisão dos gestores desta Administração de apostar em cividas e-GOV obteve uns resultados que hoje são perceptíveis em diversas áreas da prefeitura, não só a de urbanismo, senão que um melhor controle do cadastro permitiu gerenciar de forma mais eficaz departamentos como o de médio ambiente ou o de infraestruturas.

Por último, e não menos importante, um processo de arrecadação mais rigoroso permitiu aumentar os recursos econômicos da prefeitura sem ter que elevar as taxas de impostos, ao mesmo tempo que se exerce uma justiça fiscal que antes não era possível realizar plenamente devido à dificuldade de ter um registro cadastral preciso e continuamente atualizado. O citado acréscimo de recursos permitiu autofinanciar a implantação desta plataforma de e-Administração.

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