cividas e-GOV

 

Abrindo as portas a uma Administração mais eficiente

cividas e-GOV permite aos cidadãos se relacionar com a Administração Pública através de meios eletrônicos, ao mesmo tempo que facilita e agiliza o trabalho que se realiza dentro da própria Organização.

Os cidadãos podem comunicar-se com a Administração a qualquer hora e desde qualquer dispositivo com conexão a Internet para obter informação sobre os serviços disponíveis, solicitar a prestação dos mesmos, ou conhecer o estado atual de sua tramitação.

Uma vez recebido o pedido na Administração, esta fica registrada e se distribui de forma automática ao departamento encarregado de sua tramitação; os empregados públicos conhecem em todo momento as tarefas que lhes foram atribuídas, as que ainda estão pendentes de execução e a prioridade das mesmas. Durante a tramitação, o servidor público dispõe de diferentes ferramentas que facilitam seu trabalho diário, como a geração automática de modelos ou a utilização de um repositório documental centralizado.

Por outra parte, a Administração tem a possibilidade de definir o fluxo de trabalho que deve seguir cada um dos serviços ofertados, com todos seus trâmites intermédios associados, em função de sua estrutura organizativa, recursos e necessidades.

Características de cividas e-GOV


  1. Serviços on-line
    • O Catálogo de Serviços informa ao cidadão de todas as prestações que lhe oferece a Administração, bem como os trâmites necessários para realizar seu pedido.
    • A Sede Eletrônica permite ao cidadão apresentar pedidos on-line para a prestação dos serviços que a Administração põe ao seu dispor.
  2. Gestão de expedientes
    • O empregado público conhece em todo momento as tarefas que deve realizar, quais estão pendentes e sua ordem de prioridade.
    • Execução flexível dos procedimentos, podendo modificar a ordem de realização dos trâmites para adaptar-se à problemática real do empregado público.
    • Formulários de tramitação interna, que podem ser todo o simples ou complexos que seja necessário.
    • Repositório único para todos os dados e documentos relativos aos expedientes dos interessados.
    • Registro de entradas e saídas integrado.
  3. Ferramentas de modelagem
    • Definição de serviços e procedimentos de forma rápida e singela.
    • Desenho intuitivo e gráfico de fluxos de trabalho, formulários, regras e modelos de documentos, sem necessidade de ter conhecimentos de programação.
    • Implantação de mudanças e melhorias enquanto a plataforma está em funcionamento (24×7).
  4. Gerenciamento de documentos e notificações
    • Armazenamento e centralização de documentos, com gerenciamento automático de versões e acesso multicanal.
    • Recepção telemática de notificações ao cidadão e geração automática e download de documentos oficiais com a assinatura digital da Administração.
    • Assinatura eletrônica reconhecida, que permite identificar ao assinante e contribuir a mesma validade jurídica que se se tivesse assinado fisicamente.
    • Porta-assinaturas para aprovação e assinatura de documentos eletrônicos.
 

Caso de sucesso

Automação dos processos cadastrais

  1. Um rápido crescimento urbanístico que requeria uma prefeitura mais ágil.

    Uma cidade brasileira com mais de 100.000 habitantes e 150 km² de extensão tinha incrementado exponencialmente sua população nos últimos anos, devido a sua proximidade a uma das principais cidades de seu país e a um aeroporto internacional. Este acréscimo de população tinha gerado um forte crescimento urbanístico e das demandas de seus cidadãos.

    Nesta prefeitura, como na grande maioria de países latino-americanos, os registros cadastrais ainda não estavam informatizados, pois ainda estavam formados por fichas em formato físico, o que supunha um importante problema à hora de armazená-las e sobretudo de consultá-las.

  2. A necessidade de responder mais rápido sem aumentar o pessoal.

    A prefeitura viu-se colapsado ante este rápido crescimento: os servidores públicos tiveram que dobrar seus esforços sem que isto fosse suficiente, as demandas dos cidadãos demoravam cada vez mais tempo em ser atendidas e ir à prefeitura se tinha convertido em um pesadelo, com longas filas para realizar qualquer tipo de consulta, especialmente as relacionadas com o departamento de urbanismo.

    Sem possibilidade de aumentar os recursos disponíveis ao mesmo tempo que crescia sua cidade, a equipe de governo desta prefeitura viu indispensável implantar uma solução que permitisse a seus empregados sacar mais rendimento a seus esforços, bem como ferramentas para exercer um controle mais eficiente sobre o incessante crescimento urbanístico que estava vivendo esta cidade.

    Este crescimento urbanístico estava complicando enormemente o controle do cadastro, com as desvantagens que isto supunha à hora de planificar as políticas públicas, arrecadar impostos ou ter acesso à informação sobre o registro de imóveis da prefeitura.

  3. Introduzir novas formas de trabalhar e se relacionar com os cidadãos.

    Felizmente, esta prefeitura contava com uma equipe de governo comprometido com seus cidadãos, que decidiu implantar no final de 2013 a plataforma de Administração Eletrônica cividas e-GOV. Uma das primeiras medidas adotadas foi publicar a Sede Eletrônica da prefeitura, um portal onde os cidadãos podem realizar pedidos on-line e comprovar o estado de tramitação de seus expedientes, em qualquer momento e em qualquer local.

    Em chave interna, implantaram-se na prefeitura vários procedimentos relacionados com o gerenciamento da área de urbanismo. Estes procedimentos permitiram implantar uma forma mais eficiente de trabalhar e de atribuir tarefas entre o pessoal do departamento.

    Por último, levou-se a cabo um processo digitalização de 50.000 fichas cadastrais, para que os empregados públicos pudessem consultar toda a informação que contêm estas fichas diretamente desde seu posto de trabalho, sem necessidade de ter que se levantar e buscar no registro físico.

  4. Trabalho mais eficiente e cidadãos melhor atendidos.

    Esta prefeitura não só conseguiu o objetivo de reduzir os tempos de resposta, senão que melhorou consideravelmente o serviço proporcionado a seus cidadãos e a qualidade de vida de seus empregados públicos.

    A digitalização das fichas cadastrais foi uma das causas desta redução de tempos de resposta, permitindo ao pessoal da administração reduzir o tempo médio de busca de uma ficha cadastral de 6 minutos a 20 segundos. Mas além disso fez possível aceder a estas fichas desde a Sede Eletrônica da prefeitura, pelo que agora os cidadãos podem consultar dados técnicos sobre seus terrenos sem necessidade se deslocar até as dependências administrativas. A tudo isto há que somar a correspondente poupança em papel que supôs esta mudança para esta prefeitura; uma importante poupança econômica, mas também em termos de responsabilidade ambiental.

    A decisão dos gestores desta Administração de apostar em cividas e-GOV obteve uns resultados que hoje são perceptíveis em diversas áreas da prefeitura, não só a de urbanismo, senão que um melhor controle do cadastro permitiu gerenciar de forma mais eficaz departamentos como o de médio ambiente ou o de infraestruturas.

    Por último, e não menos importante, um processo de arrecadação mais rigoroso permitiu aumentar os recursos econômicos da prefeitura sem ter que elevar as taxas de impostos, ao mesmo tempo que se exerce uma justiça fiscal que antes não era possível realizar plenamente devido à dificuldade de ter um registro cadastral preciso e continuamente atualizado. O citado acréscimo de recursos permitiu autofinanciar a implantação desta plataforma de e-Administração.