EMPLOYMENT

 

Gerenciamento de agências de emprego

cividas EMPLOYMENT proporciona à Administração ferramentas que lhe permitem centralizar e gerenciar de forma mais eficaz todas as tarefas relacionadas com os serviços públicos de formação e fomento da criação de emprego.

As áreas de emprego das Administrações estão formadas por um conjunto de serviços, que vão desde a inscrição de demandantes e ofertantes de emprego, até a organização de cursos e seminários de formação. O gerenciamento manual e individualizado destas tarefas provoca erros, falta de eficiência e o desperdício das possíveis vantagens que oferece o rastreamento.

Esta solução tem como fim a centralização e coordenação de todas estas atividades, se convertendo no nexo de união entre empresas, cidadãos e Administração. Permite o armazenamento e consulta de ofertas e demandas de emprego assim como a sua documentação (CV atualizado, registro de empresas, itinerários). Além disso, a Administração dispõe de ferramentas que lhe permitem controlar o uso de seus recursos (pessoal, sala de aulas, material didático) e assim os gerenciar de forma mais eficiente.

Características de cividas EMPLOYMENT


  1. Ofertas e demandas de emprego
    • Recepção, publicação e seguimento de demandas e ofertas de emprego enviadas pelos cidadãos e empresas.
  2. Entrevistas, cursos e documentação
    • Gerenciamento de agendamentos de cidadãos com pessoal da Administração.
    • Gerenciamento de cursos de formação: reserva e inscrição de assistentes.
    • Inscrição on-line e informação sobre historial de cursos.
    • Geração de documentos de apoio: folhas de controle de assistência, fichas de alunos, diplomas, etc.
    • Gerenciamento de currículos, registros de empresas e itinerários.
    • Integração com o registro de cividas e-GOV.
  3. Gerenciamento de recursos
    • Consultar disponibilidade de sala de aulas e inventário.
    • Realizar reservas de sala de aulas, escritórios e material de apoio.
    • Visualização rápida dos recursos necessários e disponíveis para levar a cabo uma determinada atividade.
  4. Consultas e comunicação
    • Consulta de usuários, ofertas e demandas por palavras-chave.
    • Comunicação com os usuários através de correio postal (impressão de etiquetas), e-mail e SMS, incluindo a possibilidade de realizar envios múltiplos.
    • Geração de relatórios e gráficos.
 

Caso de sucesso

Ferramentas inovadoras para dinamizar a área de emprego

  1. Aplicações limitadas e obsoletas na área de emprego de uma prefeitura

    O setor de emprego de uma prefeitura espanhola oferecia em 2010 cursos de formação a pessoas desempregadas. Desde há 15 anos, estes cursos vinham-se gerenciando através de várias aplicações, uma para a cada tipo de curso.

    Esta prefeitura tinha uma população que superava os 200.000 habitantes, pelo que as necessidades desta área e o volume de informação armazenada durante os últimos quinze anos eram bastante elevadas.

    Além disso, cabe lembrar que naquele momento a Espanha se encontrava em plena recessão devido à crise financeira, cuja principal e mais dramática consequência foi alcançar umas taxas de desemprego históricas. Estes serviços autárquicos eram, por tanto, mais necessários que nunca.

  2. Atender melhor e a mais gente sem aumentar os recursos disponíveis

    Para a equipe de governo, a situação começava a ser frustrante, já que os recursos destinados a esta área batiam de frente contra umas aplicações obsoletas e uma forma de trabalhar pouco dinâmica, algo frequente em todas as prefeituras.

    Nem sequer os próprios trabalhadores da área de emprego tinham um conhecimento exato dos cursos disponíveis, muito menos os cidadãos. Desta forma, resultava difícil para os orientadores oferecer uma ajuda adequada às pessoas que iam ao departamento, já que também não dispunham de ferramentas para poder fazer um seguimento dos itinerários de inserção trabalhista pactuados com os cidadãos. Por outra parte, não existiam métricas nem nenhuma forma de conhecer o sucesso dos planos de formação e inserção trabalhista levados a cabo.

    A esta falta de ferramentas unia-se o fato de que grande parte dos processos eram realizados a mão, com a perda de tempo e o esbanjamento de recursos que isto supõe; além da incomodidade de ter uma aplicação para cada tipo de curso. Dadas as circunstâncias, a equipe de governo decidiu buscar uma solução que lhe permitisse gerenciar este departamento de uma forma mais eficiente.

  3. Uma solução inovadora que permitiu dinamizar a área de emprego

    Em 2010, a equipe de governo decidiu implantar cividas EMPLOYMENT, não só com o objetivo de melhorar o gerenciamento dos cursos, senão de mudar a forma de trabalhar neste departamento de vital importância para os cidadãos.

    A solução adotada incluiu ferramentas completamente inovadoras e que até então não estavam disponíveis em nenhuma outra prefeitura da Espanha, permitindo ao departamento acrescentar novos serviços para o cidadão, tais como: gerenciamento de ofertas de emprego, manutenção de CV, agendamento de entrevistas, seguimento de itinerários, etc. Cabe destacar também a possibilidade de que os cidadãos possam ser inscritos on-line em todos os cursos disponíveis, informar sobre o número de praças ou se apontar na lista de espera.

    Tanto estes novos serviços como o gerenciamento dos cursos, passaram a ser controlados desde uma única solução, em lugar das diferentes aplicações que existiam anteriormente. Definiram-se os procedimentos necessários para gerenciar os cursos, automatizando muitas das tarefas que antes se faziam de forma manual: disponibilidade e reserva de recursos (sala de aulas, materiais, pessoal…), gerenciamento do alunado, controle de assistência, geração de documentação (emissão de diplomas, material didático…), etc.

  4. Cidadãos melhor atendidos e recursos públicos melhor aproveitados

    A medida adotada pela equipe de governo não pôde ter melhor acolhimento por parte dos empregados, que imediatamente encontraram em cividas EMPLOYMENT um aliado para fazer seu trabalho de forma mais ágil, mais singelo e sobretudo que lhes permitisse ajudar com mais eficácia às pessoas que o precisavam. Equipe de governo e empregados públicos sentiam agora que os recursos e esforços empregados tinham sua recompensa, a cada vez que uma pessoa desempregada completava sua formação e conseguia aceder a um posto de trabalho.

    Além das vantagens econômicas e da qualidade do serviço, os responsáveis pelo departamento passaram a dispor de ferramentas que lhes mostravam que ações tinham mais sucesso e quais deviam ser modificadas, bem como possíveis gargalos ou falta de recursos em algum trâmite em concreto.

    O sucesso da solução levou à equipe de governo a tomar a decisão de implantar cividas para gerenciar todo tipo de atividades na prefeitura, já que em linhas gerais seu funcionamento não difere muito dos cursos de formação. Hoje em dia, empregados e cidadãos utilizam cividas para gerenciar e inscrever-se em atividades relacionadas com a rede autárquica de bibliotecas, os serviços de informação juvenil ou os museus científicos.

    cividas EMPLOYMENT, incluindo os procedimentos adaptados para gerenciar as atividades anteriormente mencionadas, é já a segunda solução mais usada em toda a prefeitura, apesar de que atualmente ainda se está formando aos usuários para que possam extrair todo o potencial a sua extensa funcionalidade.