PROCUREMENT

 

Gerenciamento de contratação e licitação

cividas PROCUREMENT permite à Administração gerenciar seus procedimentos de contratação e licitação de forma eficaz, otimizando o uso dos recursos disponíveis e assegurando a neutralidade no processo de adjudicação.

Nos processos de contratação pública gerenciam-se uma parte importante dos fundos que manipulam as Administrações, motivo pelo qual é fundamental uma tramitação eficaz dos processos citados, que permita a seus responsáveis realizar uma seleção ótima, imparcial e transparente das empresas contratadas; mas também um gerenciamento eficiente, em que se saque o maior rendimento dos recursos disponíveis.

A facilidade de acesso a informação sobre os concursos e a possibilidade de participar neles através de meios eletrônicos, fazem desta solução um impulsor da concorrência entre fornecedores e uma fonte de ajuda para a tomada de decisões. Por outra parte, as vantagens derivadas de ser uma solução baseada na plataforma cividas e-GOV, melhoram a organização interna e o reparto das tarefas que compõem os procedimentos de contratação.

Características de cividas PROCUREMENT


  1. Baseado na plataforma de Administração Eletrônica cividas e-GOV
    • Sede Eletrônica: registro telemático, catálogo de serviços, envio de pedidos, pasta do cidadão, geração e download de comprovantes e certificados.
    • Gerenciamento de expedientes por processos: dados do expediente e trâmites (por tipologia), fluxos de trabalho indicando a sequência de trâmites a realizar e quem os deve realizar, formulários para assistir aos usuários na realização dos trâmites, modelos de documentos preenchidos automaticamente a partir dos dados do expediente ou dos trâmites.
    • Ferramentas de modelagem: desenho intuitivo e gráfico de fluxos de trabalho, formulários, regras e modelos de documentos, sem necessidade de ter conhecimentos de programação; e implantação das mudanças realizadas enquanto a plataforma está em funcionamento (24×7).
    • Outros: registro presencial, gerenciamento documental, assinatura eletrônica, notificações.
  2. Definição e tramitação de procedimentos
    • Criação do expediente de contratação e seleção do tipo de contrato: menor, aberto ou restringido, negociado com ou sem publicidade, e de diálogo competitivo.
    • Retenção de crédito (departamento, projeto, custo, etc.) e integração com aplicações de contabilidade.
    • Publicação: concurso, cadernos e outros documentos de interesse.
    • Recepção de ofertas (documentação administrativa e técnica), apertura de envelope e valoração.
    • Registro de faturas (aprovação e pagamento) e evolução de garantias.
  3. Informação e métricas
    • Empresas: historial de participações (ofertas apresentadas, preço de adjudicação), relatórios e estatísticas.
    • Administração: historial de concursos executados e registro de contratadores.
  4. Publicação de concursos
    • No Perfil do Contratante da Sede Eletrônica da própria Administração.
    • Na Plataforma de Contratação do Estado (conector PLACE).
    • Em boletins oficiais (BOE, DOUE, autonômicos, provinciais) e em imprensa.
 

Caso de sucesso

Contratação pública mais fácil de solicitar, gerenciar e publicar

  1. Os empregados públicos tramitavam os expedientes de forma manual

    Uma prefeitura espanhola de tamanho médio gerenciava de forma manual em 2011 seus procedimentos de contratação e licitação. Anteriormente tinha-se tentado implantar uma solução de software, mas por diferentes motivos não tinha tido sucesso entre os empregados públicos.

    Estes procedimentos implicam a muitos empregados repartidos pela prefeitura. Tanto se trate de construir uma nova biblioteca, como contratar os serviços de uma empresa de transportes ou adquirir uns novos uniformes para a equipe autárquica de jardinagem, qualquer área da prefeitura deve poder iniciar um procedimento de contratação.

    Para além do pedido, também é necessário gerenciar a preparação dos contratos, sua publicação, o seguimento de sua execução e o faturamento. Todas estas fases, sua complexidade e a quantidade de áreas da prefeitura que se vêm afetadas, permite ter uma ideia da importância de gerenciar eficientemente este tipo de procedimentos.

  2. Implantar uma solução eficiente e dinamizar seu uso entre os usuários

    A prefeitura precisava encontrar uma solução que lhe permitisse agilizar os processos de contratação, já que de nada lhe valia ter fundos para melhorar a vida de seus cidadãos se não podia gastar no momento necessário. Os atrasos neste sentido ocasionavam respostas tardias a problemas urgentes, bem como perda de recursos em realizar tramitações e tarefas repetitivas.

    Por outra parte, era necessário facilitar o trabalho dos fornecedores e aumentar a visibilidade dos concursos. Desta maneira, pretendiam chegar aos melhores fornecedores possíveis, aumentar o nível de concorrência nos concursos e assim poder optar a ofertas mais vantajosas.

    A equipe de governo desta prefeitura decidiu assumir as rédeas e buscar uma nova solução para gerenciar este tipo de procedimentos, que atendesse mais eficientemente às necessidades dos empregados públicos e assim conseguir que estes abandonassem definitivamente a tramitação manual.

  3. Procedimentos estandardizados e publicação automática em PLACE

    Em 2011, a equipe de governo decidiu implantar cividas PROCUREMENT, começando pela definição dos procedimentos de contratação em todas as áreas da prefeitura, e incluindo seu seguimento, publicação e conformação de faturas.

    A solução permite gerenciar todo tipo de contratos (menor, aberto ou restringido, negociado com ou sem publicidade, ou de diálogo competitivo) e contempla todas as fases de cada procedimento, começando por seu pedido e a preparação dos contratos. Embora cada concurso tem suas características próprias, os procedimentos devem estar estandardizados para toda a prefeitura e para todo tipo de contratos.

    Uma das fases onde a prefeitura conseguiu eliminar mais trabalho duplicado foi na publicação das licitações. Graças ao conector com a Plataforma de Contratação do Estado (PLACE) foi possível extrair a informação dos contratos e publicá-la automaticamente em dita plataforma, poupando o trabalho de ter que voltar a introduzir estes dados. Além de PLACE, as licitações também passaram a se publicar automaticamente no Perfil do Contratante da Sede Eletrônica da prefeitura e nos boletins oficiais.

    Para facilitar a conformação de faturas, implantou-se a assinatura digital e utilizou-se o porta-assinaturas eletrônico proporcionado por cividas PROCUREMENT para permitir aos responsáveis aprovar às faturas apresentadas pelos fornecedores desde qualquer sítio e em qualquer momento.

  4. A solução facilitou e fez mais eficiente o trabalho dos empregados, conseguindo sua aceitação

    Depois de um processo de formação e dinamização na prefeitura, os empregados públicos começaram a usar cividas PROCUREMENT e comprovaram as vantagens que tinha para eles trabalhar desta maneira com respeito a como o vinham fazendo até agora, evitando muitos erros, confusão e conflitos.

    Graças ao apoio dos empregados, a equipe de governo pôde implantar uma solução que melhorou significativamente a imagem da prefeitura com respeito a seus fornecedores, que agora o vêm como um cliente fiável e eficiente.

    Isto também melhorou a imagem da prefeitura em frente à cidadania, já que ao ser mais transparente, publicando toda a informação de todos os contratos, o cidadão pode saber detalhadamente em que se gastam os recursos públicos.

    O interesse suscitado pela solução foi tal, que muitos dos trabalhadores que utilizavam cividas PROCUREMENT para iniciar procedimentos de contratação, começaram a demandar cividas para o gerenciamento de todos seus expedientes, estendendo-a outras áreas como urbanismo, intervenção, ordem pública, arrecadação…

    A dia de hoje, já se tramitaram mais de 20.000 expedientes com cividas, que está presente em todas as áreas da prefeitura e é utilizado pelo 90% dos funcionários. Um sucesso da equipe de governo, que não atirou a toalha após uma primeira tentativa por superar a tramitação manual e finalmente encontrou em cividas um aliado para aproveitar melhor os recursos da prefeitura e facilitar o labor de seus empregados.