contratación pública
Os empregados públicos tramitavam os expedientes de forma manual.

Uma prefeitura espanhola de tamanho médio gerenciava de forma manual em 2011 seus procedimentos de contratação e licitação. Anteriormente tinha-se tentado implantar uma solução de software, mas por diferentes motivos não tinha tido sucesso entre os empregados públicos.

Estes procedimentos implicam a muitos empregados repartidos pela prefeitura. Tanto se trate de construir uma nova biblioteca, como contratar os serviços de uma empresa de transportes ou adquirir uns novos uniformes para a equipe autárquica de jardinagem, qualquer área da prefeitura deve poder iniciar um procedimento de contratação.

Para além do pedido, também é necessário gerenciar a preparação dos contratos, sua publicação, o seguimento de sua execução e o faturamento. Todas estas fases, sua complexidade e a quantidade de áreas da prefeitura que se vêm afetadas, permite ter uma ideia da importância de gerenciar eficientemente este tipo de procedimentos.

Implantar uma solução eficiente e dinamizar seu uso entre os usuários.

A prefeitura precisava encontrar uma solução que lhe permitisse agilizar os processos de contratação, já que de nada lhe valia ter fundos para melhorar a vida de seus cidadãos se não podia gastar no momento necessário. Os atrasos neste sentido ocasionavam respostas tardias a problemas urgentes, bem como perda de recursos em realizar tramitações e tarefas repetitivas.

Por outra parte, era necessário facilitar o trabalho dos fornecedores e aumentar a visibilidade dos concursos. Desta maneira, pretendiam chegar aos melhores fornecedores possíveis, aumentar o nível de concorrência nos concursos e assim poder optar a ofertas mais vantajosas.

A equipe de governo desta prefeitura decidiu assumir as rédeas e buscar uma nova solução para gerenciar este tipo de procedimentos, que atendesse mais eficientemente às necessidades dos empregados públicos e assim conseguir que estes abandonassem definitivamente a tramitação manual.

Procedimentos estandardizados e publicação automática em PLACE.

Em 2011, a equipe de governo decidiu implantar cividas PROCUREMENT, começando pela definição dos procedimentos de contratação em todas as áreas da prefeitura, e incluindo seu seguimento, publicação e conformação de faturas.

A solução permite gerenciar todo tipo de contratos (menor, aberto ou restringido, negociado com ou sem publicidade, ou de diálogo competitivo) e contempla todas as fases de cada procedimento, começando por seu pedido e a preparação dos contratos. Embora cada concurso tem suas características próprias, os procedimentos devem estar estandardizados para toda a prefeitura e para todo tipo de contratos.

Uma das fases onde a prefeitura conseguiu eliminar mais trabalho duplicado foi na publicação das licitações. Graças ao conector com a Plataforma de Contratação do Estado (PLACE) foi possível extrair a informação dos contratos e publicá-la automaticamente em dita plataforma, poupando o trabalho de ter que voltar a introduzir estes dados. Além de PLACE, as licitações também passaram a se publicar automaticamente no Perfil do Contratante da Sede Eletrônica da prefeitura e nos boletins oficiais.

Para facilitar a conformação de faturas, implantou-se a assinatura digital e utilizou-se o porta-assinaturas eletrônico proporcionado por cividas PROCUREMENT para permitir aos responsáveis aprovar às faturas apresentadas pelos fornecedores desde qualquer sítio e em qualquer momento.

A solução facilitou e fez mais eficiente o trabalho dos empregados, conseguindo sua aceitação.

Depois de um processo de formação e dinamização na prefeitura, os empregados públicos começaram a usar cividas PROCUREMENT e comprovaram as vantagens que tinha para eles trabalhar desta maneira com respeito a como o vinham fazendo até agora, evitando muitos erros, confusão e conflitos.

Graças ao apoio dos empregados, a equipe de governo pôde implantar uma solução que melhorou significativamente a imagem da prefeitura com respeito a seus fornecedores, que agora o vêm como um cliente fiável e eficiente.

Isto também melhorou a imagem da prefeitura em frente à cidadania, já que ao ser mais transparente, publicando toda a informação de todos os contratos, o cidadão pode saber detalhadamente em que se gastam os recursos públicos.

O interesse suscitado pela solução foi tal, que muitos dos trabalhadores que utilizavam cividas PROCUREMENT para iniciar procedimentos de contratação, começaram a demandar cividas para o gerenciamento de todos seus expedientes, estendendo-a outras áreas como urbanismo, intervenção, ordem pública, arrecadação…

A dia de hoje, já se tramitaram mais de 20.000 expedientes com cividas, que está presente em todas as áreas da prefeitura e é utilizado pelo 90% dos funcionários. Um sucesso da equipe de governo, que não atirou a toalha após uma primeira tentativa por superar a tramitação manual e finalmente encontrou em cividas um aliado para aproveitar melhor os recursos da prefeitura e facilitar o labor de seus empregados.

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