subvenciones
A complexidade do processo de gerenciamento de subvenções em um governo provincial.

Um governo provincial espanhol gerencia o pedido e concessão de subvenções entre uma população próxima ao milhão de habitantes, repartidos entre mais de 60 municípios. Até o momento, o gerenciamento de ditas subvenções vinha-se realizando com aplicações desenvolvidas por pessoal especializado do Governo provincial, que respondiam adequadamente às suas necessidades.

O gerenciamento de subvenções é uma tarefa de grande importância para as prefeituras e os cidadãos, mas que implica um importante sacrifício para este Governo provincial: pela quantidade de municípios envolvidos, a variedade de tipos de subvenções, a importância da transparência, a quantidade de parâmetros que influem na valoração e concessão, etc. Além disso, é necessário compartilhar certa informação sobre as subvenções com outras aplicações utilizadas no Governo provincial e com o Banco de dados Nacional de Subvenções, o qual se fazia de forma manual até então.

Manter um serviço de qualidade, apesar do acréscimo de trabalho.

Os pedidos de subvenções aumentavam a cada ano, enquanto o pessoal encarregado de seu gerenciamento continuava a realizar manualmente muitos dos trâmites implicados no processo. Estes dois fatores provocavam mais trabalho e mais possibilidades de que algum empregado público cometesse um erro humano, retrasando ainda mais o processo e, portanto, atrasando os tempos de resposta aos pedidos. Quanto maior o tempo de tramitação, menor o tempo que as prefeituras tinham para executar as subvenções concedidas pelo governo provincial, processo que deve ser realizado geralmente antes do final de ano; isto provocava muitas dores de cabeça aos responsáveis pelas prefeituras, que não sempre dispunham do tempo necessário para executar os fundos concedidos da melhor forma possível.

Ante esta situação, e pensando que o volume de pedidos iria em acréscimo durante os anos seguintes, a equipe de governo do Governo provincial se propôs a busca de ferramentas e processos que lhes permitissem participar de uma forma mais ativa e ágil no processo de gerenciamento de subvenções. A intenção era manter o nível de qualidade oferecido aos cidadãos, apesar do acréscimo no volume de trabalho, e que este fosse igual para todos os municípios que fazem parte do Governo provincial; mas também se teve em conta o fato de facilitar o trabalho dos empregados públicos, para evitar erros e para melhorar sua qualidade de vida.

Um gerenciamento mais eficiente dos tipos de subvenções e sem repetir esforços.

Em 2009, a equipe de governo do governo provincial decide implantar a solução para o gerenciamento de subvenções cividas GRANTS, com 3 objetivos fundamentais: automatizar, estandardizar e integrar.

Graças a esta decisão, foi possível introduzir neste departamento o gerenciamento de expedientes por processos, que permitiu a seus coordenadores definir previamente qual era o fluxo de tramitação de qualquer subvenção, e deixar que a solução se encarregasse de distribuir o trabalho entre os empregados de forma automática. Por outra parte, implantou-se o uso de certas ferramentas que permitiriam melhorar e agilizar o gerenciamento, como aquelas referidas ao controle do estado das subvenções, a assinatura eletrônica ou a geração automática de documentos, entre outras.

Outra das novidades foi a estandardização dos diferentes tipos de subvenções, contemplando todas as casuísticas possíveis previstas na lei. Deste modo já não seria necessário fazer um procedimento sob medida para a cada tipo de subvenção, ao mesmo tempo que se homogeneizariam as caraterísticas e requisitos estabelecidos para os diferentes municípios. Em qualquer caso, manteve-se a possibilidade de definir particularidades concretas para todo tipo de subvenção, partindo de um modelo comum.

Quanto à integração, incluíram-se mecanismos para exportar diretamente desde a solução a informação requerida pelo Banco de dados Nacional de Subvenções, bem como aquela relativa à contabilidade e fiscalização dos recursos econômicos concedidos.

Redução de tempos de tramitação, erros e trabalho improdutivo.

Desde 2009 este departamento de subvenções experimentou uma importante transformação, graças às decisões tomadas por seus responsáveis, bem como à boa disposição do pessoal envolvido. cividas GRANTS, por sua vez, dotou ao governo provincial das ferramentas tecnológicas necessárias para fazer efetiva esta transformação. O resultado foi a redução dos tempos de tramitação dos pedidos e os erros cometidos pelos empregados públicos, o que se traduziu em um melhor aproveitamento de seu tempo e em um melhor serviço aos cidadãos.

A equipe de governo do governo provincial conseguiu estabelecer uma nova forma de trabalhar mais eficiente, que aproveita as oportunidades que nos brindam as novas tecnologias, eliminando em grande parte tarefas que anteriormente deviam ser realizadas de forma manual, tais como: a assinatura e geração de documentos, a distribuição do trabalho ou a valoração de pedidos. O tempo todo poupado ao pessoal da administração é agora utilizado em questões mais produtivas, como uma melhor análise do impacto das subvenções concedidas, ou o estudo de novas convocações para aquelas atividades ou ações que o requeiram.

No que se refere aos municípios, a agilização dos trâmites permitiu ao governo provincial adiantar os tempos de concessão e dar mais tempo às prefeituras para executar de uma forma mais planificada e ótima as subvenções concedidas.

Por outra parte, a integração com a BDNS e aplicações como a de contabilidade supuseram uma importante mudança, tanto pelo conforto de não ter que voltar a introduzir dados já disponíveis, como pela garantia de ausência de erros. Isto último tem especial relevância no caso dos cálculos contáveis, cuja automação facilitou enormemente a importante tarefa de fiscalização, imprescindível para poder justificar o uso dos recursos econômicos sócios a qualquer subvenção.

Em quanto a valores, a evolução das subvenções passou dos quase 2.000 pedidos gerenciados no ano 2009 por um valor de aproximadamente 8.000.000 € às mais de 3.700 em 2014 por um valor a mais de 18.000.000 €, sendo as áreas de cultura, esportes e cooperação as mais beneficiadas por estas subvenções.

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