entidad local
A necessidade de levar a Administração Eletrônica a uma pequena prefeitura.

A Mancomunidad de Vigo é uma associação de municípios limítrofes com dita cidade do sul da Galiza, que entre os anos 2007 e 2008 decidiram implantar a Administração Eletrônica com cividas. Uma das nove prefeituras que faziam parte de dita associação era Nigrán, cujo caso concreto selecionamos para ilustrar este projeto bem-sucedido.

Nigrán é uma pequena prefeitura de 19.000 habitantes, que devido a sua situação costeira triplica sua população durante os meses de verão. Esta privilegiada localização em plenas Ria Baixas e sua proximidade a uma cidade de grande tamanho como é Vigo, tinha provocado nos últimos anos um forte crescimento, tanto populacional como no número de expedientes a tramitar nesta prefeitura.

Um processo de melhoria contínua que se adaptasse às limitações desta administração.

Apesar de seu crescimento, o Concello de Nigrán seguia tendo um tamanho relativamente pequeno, com limitações tanto de pessoal como de espaço físico.

Seus 50 empregados públicos, entre os que não havia pessoal especializado em informática, começavam a ter problemas para responder ao acréscimo de expedientes a tramitar, o que acabou por gerar incrementos nos prazos de resposta. A todo isso se unia a falta de informação unificada sobre os trâmites que se levavam a cabo, bem como a existência de vários sistemas de informação dispersos e independentes.

Tudo isto fez com que a equipe de governo se propusesse abordar um projeto de modernização administrativa, que lhes permitisse responder a suas necessidades crescentes, mas com uma solução que se adaptasse a seu tamanho reduzido e que ao mesmo tempo pudesse evoluir à medida que o fizessem suas necessidades.

Implantação progressiva de procedimentos e dinamização do pessoal.

O Concello de Nigrán decide implantar cividas LOCAL no ano 2008 e realizar um processo de melhoria contínua, com uma solução focada a melhorar os processos de tramitação e não a atuar como um instrumento de controle.

Para a prefeitura era fundamental o caráter modular de cividas, que lhes permitiria adotar uma solução com capacidade de evolução e orientada a conseguir a aceitação dos usuários. Decidiu-se começar a implantar procedimentos de forma progressiva até um total de 200, chegando a abarcar todas as áreas de gerenciamento da prefeitura: urbanismo, contratação, arrecadação, pessoal, policial, médio ambiente, etc.

Por outra parte, contratou-se um serviço de dinamização para os empregados públicos durante um período de 2 anos, nos que um experiente em cividas e Administração Eletrônica proporcionaria assistência técnica profissional e “in situ”.

Acréscimo de eficiência, bom gerenciamento da mudança e aceitação dos usuários.

O resultado foi todo um sucesso da equipe de governo de Nigrán, bem como dos empregados públicos desta prefeitura, que atualmente utilizam cividas LOCAL para tramitar os expedientes administrativos de todas as áreas da prefeitura. O pessoal percebeu rapidamente os benefícios que esta solução lhes proporcionava à hora de facilitar e fazer mais eficiente seu trabalho, o qual se traduziu em uma estreita colaboração de toda a prefeitura para poder conseguir o sucesso finalmente alcançado.

Mais de 12.000 expedientes foram gerenciados com cividas LOCAL desde 2008, repartidos entre as 15 áreas diferentes da prefeitura. O sucesso da solução residiu no acréscimo de eficiência experimentado, bem como em sua facilidade para o gerenciamento da mudança e a implementação iterativa dos processos para adaptar à forma de trabalhar dos usuários, sendo a aceitação destes últimos a chave fundamental para a consecução dos objetivos propostos.

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