cividas LOCAL

 

Gestión de entidades locales

cividas LOCAL permite llevar los beneficios de la Administración Electrónica a las Entidades Locales de una forma rápida y sencilla, mejorando su organización interna y el servicio prestado a los ciudadanos.

Existe un gran número de procedimientos que están presentes en la mayoría de las Entidades Locales (ayuntamientos, mancomunidades, diputaciones, etc.); éstos pueden ser gestionados más eficazmente con una plataforma de Administración Electrónica, pero es muy probable que este tipo de Entidades no tengan la capacidad ni la necesidad de desarrollar sus propios procedimientos, como lo haría una Administración de gran tamaño.

Esta solución está basada en cividas e-GOV, una avanzada plataforma de e-Administración, que ha sido adaptada a las necesidades habituales de una Entidad Local, con objeto de facilitar su implantación.

Incluye más de 350 tipos de procedimientos previamente definidos, que abarcan diferentes áreas y pueden ser implementados de una forma rápida y sencilla, sin mucho esfuerzo. Se trata de la solución ideal para aquellas Administraciones de ámbito local que tengan como prioridad mejorar la gestión de los servicios prestados al ciudadano, al mismo tiempo que se racionalizan los gastos.

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Características de cividas LOCAL

  1. Basado en la plataforma de Administración Electrónica cividas e-GOV
    • Sede Electrónica: registro telemático, catálogo de servicios, envío de solicitudes, carpeta del ciudadano, generación y descarga de volantes y certificados.
    • Gestión de expedientes por procesos: datos del expediente y trámites (por tipología), flujos de trabajo indicando la secuencia de trámites a realizar y quién debe realizarlos, formularios para asistir a los usuarios en la realización de los trámites, plantillas de documentos cumplimentadas automáticamente a partir de los datos del expediente o de los trámites.
    • Herramientas de modelado: diseño intuitivo y gráfico de flujos de trabajo, formularios, reglas y plantillas de documentos, sin necesidad de tener conocimientos de programación; e implantación de los cambios realizados mientras la plataforma está en funcionamiento (24×7).
    • Otros: registro presencial, gestión documental, firma electrónica, notificaciones.
  2. Ideal para Administraciones Locales
    • Una solución que adapta el potencial de la plataforma de Administración Electrónica cividas e-GOV a las necesidades de los ayuntamientos, facilitando su implantación.
  3. Áreas de procedimientos incluidos
    • Urbanismo (51)
    • Contratación (35)
    • Recaudación (37)
    • Desarrollo local y empleo (17)
    • Gestión de personal (23)
    • Asuntos sociales (35)
    • Padrón y censo electoral (33)
    • Medio ambiente (19)
    • Otros
  4. Integración con aplicaciones y sistemas existentes
    • Conectores que permiten compartir información con otras aplicaciones y sistemas ya existentes en la Administración, como son las de padrón, catastro, contabilidad, gestores documentales, registro, etc.
 

Caso de éxito

concello-nigran

Llevando a una Entidad Local la modernidad que se merece

  1. La necesidad de llevar la Administración Electrónica a un pequeño ayuntamiento.

    La Mancomunidad de Vigo es una asociación de municipios limítrofes con dicha ciudad del sur de Galicia, que entre los años 2007 y 2008 decidieron implantar la Administración Electrónica con cividas. Uno de los nueve ayuntamientos que formaban parte de dicha asociación era Nigrán, cuyo caso concreto hemos seleccionado para ilustrar este exitoso proyecto.

    Nigrán es un pequeño ayuntamiento de 19.000 habitantes, que debido a su situación costera triplica su población durante los meses de verano. Esta privilegiada localización en plenas Rías Bajas y su proximidad a una ciudad de gran tamaño como es Vigo, había provocado en los últimos años un fuerte crecimiento, tanto poblacional como en el número de expedientes a tramitar en el Concello.

  2. Un proceso de mejora continua que se adaptase a las limitaciones de esta administración.

    A pesar de su crecimiento, el Concello de Nigrán seguía teniendo un tamaño relativamente pequeño, con limitaciones tanto de personal como de espacio físico.

    Sus 50 empleados públicos, entre los que no había personal especializado en informática, comenzaban a tener problemas para responder al aumento de expedientes a tramitar, lo que terminó por generar incrementos en los plazos de respuesta. A todo ello se unía la falta de información unificada sobre los trámites que se llevaban a cabo, así como la existencia de unos sistemas de información dispersos e independientes.

    Todo esto hizo que el equipo de gobierno se plantease abordar un proyecto de modernización administrativa, que les permitiera responder a sus necesidades crecientes, pero con una solución que se adaptase a su tamaño reducido y que a la vez pudiera evolucionar a medida que lo hicieran sus necesidades.

  3. Implantación progresiva de procedimientos y dinamización del personal.

    El Concello de Nigrán decide implantar cividas LOCAL en el año 2008 y realizar un proceso de mejora continua, con una solución enfocada a mejorar los procesos de tramitación y no a actuar como un instrumento de control.

    Para el ayuntamiento era fundamental el carácter modular de cividas, que les permitiría adoptar una solución con capacidad de evolución y orientada a lograr la aceptación de los usuarios. Se decidió comenzar a implantar procedimientos de forma progresiva hasta un total de 200, hasta llegar a abarcar todas las áreas de gestión del ayuntamiento: urbanismo, contratación, recaudación, personal, policía, medio ambiente, etc.

    Por otra parte, se contrató un servicio de dinamización para los empleados públicos durante un periodo de 2 años, en los que un experto en cividas y Administración Electrónica proporcionaría asistencia técnica profesional e “in situ”.

  4. Aumento de eficiencia, buena gestión del cambio y aceptación de los usuarios.

    El resultado fue todo un éxito del equipo de gobierno de Nigrán, así como de los empleados públicos de este ayuntamiento, que actualmente utilizan cividas LOCAL para tramitar los expedientes administrativos de todas las áreas del Concello. El personal percibió rápidamente los beneficios que esta solución les proporcionaba a la hora de facilitar y hacer más eficiente su trabajo, lo cual se tradujo en una estrecha colaboración de todo el ayuntamiento para poder conseguir el éxito finalmente alcanzado.   

    Más de 12.000 expedientes han sido gestionados con cividas LOCAL desde 2008, repartidos entre las 15 áreas diferentes del ayuntamiento. El éxito de la solución ha radicado en el aumento de eficiencia experimentado, así como en su facilidad para la gestión del cambio y la implementación iterativa de los procesos para adaptarse a la forma de trabajar de los usuarios, siendo la aceptación de estos últimos la clave fundamental para la consecución de los objetivos planteados.